O papel estratégico da tecnologia e da inteligência emocional no secretariado executivo

No cenário corporativo atual, o profissional de secretaria executiva já não é mais visto apenas como quem cuida da agenda ou organiza reuniões. A função evoluiu, e para se manter relevante, o secretariado executivo precisa incorporar duas frentes absolutamente estratégicas: tecnologia (especialmente automação e inteligência artificial) e inteligência emocional e comunicação interpessoal.

1. A mudança de paradigma: de apoio operacional para parceria estratégica

Tradicionalmente, os secretários e secretárias executivas desempenhavam tarefas de organização, agendamento, arquivo e suporte administrativo. Hoje, com as transformações digitais e a necessidade de agilidade dentro das organizações, o papel se ampliou.

Um estudo recente mostra que, dentro da comunicação organizacional contemporânea, o secretariado executivo assume o papel de facilitador da comunicação e gestor do conhecimento (e-revista.unioeste.br).

Em outras palavras, já não basta apenas executar tarefas. É preciso contribuir para que a informação circule bem, apoiar a tomada de decisões e garantir que os processos fluam de forma eficiente.

2. Tecnologia como aliada: automação, IA e eficiência

No campo da tecnologia, algumas tendências merecem especial atenção.

• Ferramentas de automação para tarefas repetitivas, como e-mails, agendamentos e acompanhamento de reuniões, liberam tempo para o profissional se dedicar a atividades de maior valor agregado.

• Assistentes virtuais e chatbots internos podem ser utilizados para responder dúvidas frequentes ou orientar colaboradores, gerando ganho de produtividade (secretariasublime.blogspot.com).

• A análise de dados e relatórios permite que o secretariado colabore com a extração de insights para apoiar a alta gestão na tomada de decisões.

• O domínio de novas competências técnicas, como o uso de plataformas de colaboração, ferramentas de videoconferência, gestão de trabalho híbrido e segurança da informação, é cada vez mais valorizado.

O profissional que conhece e aplica essas tecnologias ganha não apenas eficiência operacional, mas também assume uma posição de consultor interno para executivos e equipes.

3. Inteligência emocional e comunicação interpessoal: o “soft” que faz a diferença

Apesar da tecnologia ocupar um espaço cada vez maior, o que não pode ser automatizado continua sendo fundamental: a parte humana. Comunicação, empatia, adaptabilidade, habilidade de lidar com conflitos, negociação e resiliência são competências essenciais.

Uma publicação de 2025 destaca a importância da comunicação interpessoal e da inteligência emocional no ambiente corporativo para o secretariado (educapes.capes.gov.br).

Alguns pontos merecem atenção:

• Em ambientes híbridos, a clareza na comunicação e o cuidado com o tom e a presença digital tornam-se ainda mais relevantes.

• O profissional de secretaria executiva atua como ponte entre executivos, equipes e stakeholders, o que exige habilidades de mediação, antecipação de problemas e visão de processos.

• Saber gerenciar o estresse, definir prioridades e manter o equilíbrio entre urgências e planejamento é um diferencial competitivo.

• Construir e manter redes de relacionamento, inclusive no ambiente virtual, é parte fundamental da rotina estratégica.

4. Como se destacar em 2025 e 2026

Se você atua ou deseja atuar como secretário ou secretária executiva, algumas recomendações práticas podem fazer diferença.

• Mapeie as tecnologias usadas em seu ambiente de trabalho, como Google Workspace, Microsoft 365, ferramentas de videoconferência e softwares de gestão de tarefas, e busque capacitação nas áreas em que tem menos domínio.

• Analise os processos que você gerencia e identifique onde há retrabalho ou desperdício de tempo. Isso demonstra proatividade e visão de melhoria contínua.

• Cuide da sua comunicação digital, avaliando clareza, objetividade e adequação ao contexto de cada mensagem.

• Desenvolva sua rede de contatos internos e externos, antecipando necessidades e fortalecendo sua imagem como parceira estratégica.

• Invista em habilidades comportamentais, como curiosidade, adaptabilidade e resiliência, que são essenciais em um mundo em constante transformação.

• Acompanhe as tendências da área. Eventos como o FISEC 2025 já destacam temas como “Inteligência Artificial no Secretariado: desafios e oportunidades” (secretariadodobrasil.com).

5. Desafios a serem superados

Apesar do cenário promissor, ainda há desafios importantes a enfrentar.

• A resistência cultural, presente em algumas organizações que ainda veem o secretariado apenas como função de apoio, precisa ser superada.

• A rotina intensa e as demandas urgentes podem dificultar a reflexão e a melhoria de processos.

• A capacitação desigual entre profissionais e organizações exige investimento constante em formação e atualização.

• A necessidade de fazer mais com menos recursos requer criatividade, eficiência e priorização inteligente.

6. Conclusão

O momento é ideal para o profissional de secretaria executiva que deseja deixar de ser apenas executor e se tornar um parceiro estratégico dentro das organizações. A combinação entre tecnologia, humanização da comunicação e visão proativa será o diferencial daqueles que se destacarão no mercado.

Se você é capaz de antecipar necessidades, melhorar processos, conectar pessoas e tecnologias e contribuir para decisões, seu papel deixará de ser apenas o de apoiador para se tornar o de facilitador estratégico.

Reflita: quais ações você pode implementar ainda esta semana para avançar nessa direção? Pode ser um curso sobre uma nova ferramenta, a proposta de automatizar uma rotina ou uma iniciativa de melhoria na comunicação da equipe. Toda grande mudança começa com pequenos passos.