A Assessora Executiva possui muitas atribuições para dar suporte estratégico na rotina do seu diretor ou presidente.

No quesito de funções estratégicas, a gestão de viagens corporativas é uma das tarefas mais desafiadoras na carreira deste profissional, pois é através do seu excelente desempenho que os executivos conseguem se planejar da melhor forma para participar de reuniões importantíssimas de negócios/prospecções e assim, gerar mais oportunidades e retorno financeiro para a empresa.

Quanto mais conhecimento e boa formação, mais oportunidades de trabalho. Além disso, a gestão de viagens corporativas é uma atividade importante que a assessora vem ocupando.

O profissional de secretariado, além de planejar todo o roteiro da viagem, ele também não só pode, como deve introduzir procedimentos internos com o objetivo de facilitar o seu próprio trabalho e fazer com que todo esse processo se movimente de forma cada vez mais inteligente para a organização e seus executivos.

• Desenvolvendo políticas de viagens adequadas para sua empresa,

• Gerenciando recursos;

• Negociando com fornecedores;

• Educando usuários internos das empresas com intuito de colaborar com o uso de um bom programa de gestão, onde se pode analisar a real necessidade da viagem e se o mesmo vai de encontro com os objetivos da empresa;

• Minimizando as despesas, controlando e acompanhando custos / orçamentos;

• Prestando contas de todos os valores gastos durante a viagem através de relatórios gerenciais;

• Facilitando e auxiliando na elaboração de regras através de políticas de viagens corporativas (documento que dita regras básicas da administração e do bom relacionamento entre todos os envolvidos: empresa, funcionários, agência e provedores);

Esses pontos são básicos e essenciais para as secretárias entenderem melhor sobre o processo de gestão de viagens corporativas.

Tente imaginar a seguinte situação, você assesora como gestora do projeto de viagens:

Case 1

Controle de viagens feito por e-mail

1. A secretária solicita por e-mail uma cotação de passagem aérea;

2. A agência a responde com as opções de voos e valores;

3. Em seguida a secretária envia o e-mail com o voo escolhido para o chefe;

4. Algum tempo depois, o diretor reenvia o e-mail com o voo escolhido;

5. A secretária envia um número da requisição autorizando a agência emitir aquela passagem no mesmo valor do voo cotado.

Note que o processo feito por e-mail pode levar horas e para quem já trabalhou com viagens corporativas sabe que as tarifas aéreas são flutuantes, ou seja, estão sujeitas a alterações de valores em questão de minutos às vezes.

Case 2

Controle e automação de viagens feitos através de sistema selfticketing

1. Pesquisa, seleciona e reserva voos, hotéis e locação de veículos;

2. Envia para autorização do aprovador;

3. Emissão parte aérea ou terrestre direto na ferramenta.

Perceba que o processo é bem curto e as chances de perdas financeiras por conta da flutuação de tarifas são bem menores pois todos os serviços estão numa única plataforma. Essa oferta de tecnologia selfticketing aliada a uma boa gestão de viagens traz resultados nítidos de economia e automação do processo de viagens corporativas

Ao ter conhecimento da ferramenta selfticketing verifica-se o quanto é importante ter a facilidade de pesquisar preços, horários e melhores rotas de maneira online e na hora, para agilizar os processos de compra de bilhetes e preparação de viagens, quer sejam a negócios ou lazer.

A gestão centralizada de despesas fornece à empresa uma visualização de custos, e traz alternativas para reduções de gastos. Reduzir despesas nunca esteve fora de moda, a diferença entre épocas é que hoje há maior conscientização dos colaboradores e a utilização tecnológica ágil e precisa como parceira indispensável para resultados positivos e econômicos.

É claro que não existe solução fechada que funcione para todas as empresas, porém algumas necessidades são imensamente comuns.

Podemos partir delas para virar o jogo e colocar um novo rumo para as coisas. Algumas dicas finais que podemos oferecer é:

• A secretária executiva deve implementar procedimentos com a finalidade de facilitar o seu trabalho, gerando menos stress para ela e mais confiança ao passageiro;

• Busque mais agilidade e confiabilidade no processo;

• Preocupe-se com a redução e o controle dos custos de cada viagem;

• Entenda que uma boa gestão evita desperdício de tempo e recursos da empresa;

• Contribua para que o executivo mantenha seu foco voltado exclusivamente para os negócios.

Concluindo, é fundamental que este profissional busque o aprimoramento constante de suas práticas.

Uma dica essencial para o caso de gerenciamento de viagens é contar com a parceria de uma agência de viagens referência no mercado para que ambos somem forças e expertises e assim ser possível multiplicar melhorias constantes em todo o processo de gerenciamento de viagens corporativas.

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